Formou praktických workshopů na míru jsme vyškolili více než 500 zaměstnanců, kteří se stali ambasadory nástroje Microsoft Office 365. Společně s klientem jsme vylepšili pracovní procesy, firemní komunikaci a interní spolupráci.
Rafinérsko-petrochemická společnost s ročním zpracováním 5,5-6 milionů tun ropy. Společnost se zabývá výrobou, skladováním, distribucí a velkoobchodem s ropnými produkty. Kromě toho disponuje největší maloobchodní sítí v rámci Slovenské republiky, zaměřené na prodej pohonných hmot a maziv a na poskytování služeb motoristům.
Rychlá, jednoduchá a efektivní firemní komunikace je v dnešní době nepostradatelná.
Ať už jde o komunikaci s klienty, partnery, nebo mezi kolegy navzájem, je důležité dozvědět se potřebné informace včas, jednoduše je šířit mezi relevantní osoby, mít možnost tvořit týmy, spolupracovat, účastnit se společných setkání apod. Moderní technologie a informační systémy nám umožňují zjednodušit si pracovní procesy, proto je důležité, aby je firmy skutečně využívaly a vytěžily z nich maximum.
Nemluvě o velkých organizacích s velkým počtem zaměstnanců, mezi něž patří i slovenská rafinérská společnost Slovnaft s více než 3 000 zaměstnanci.
Microsoft Office 365 zde mají k dispozici všichni zaměstnanci o něco déle než rok.
Důležitá je však nejen jeho instalace do počítačů, ale především osvojení nové technologie a zavedení jejího používání do každodenního pracovního života.
A přesně s tím se snažíme pomoci firmám, jako je Slovnaft, v rámci adopčních kampaní.
Úspěšná adopce nové technologie totiž vyžaduje změnu chování.
Vyžaduje to mnohem víc než se seznámit s novou aplikací.
Jedná se o od základu odlišný způsob práce.
Společnost Slovnaft je inovativní a technologicky vyspělá organizace, která se snaží zkvalitnit a zefektivnit práci svých zaměstnanců a zabezpečit jim co nejlepší pracovní podmínky.
Rovněž chce být kvalitním zaměstnavatelem a přilákat do svého týmu šikovné mladé lidi.
K tomu samozřejmě patří i digitalizace pracovních procesů a postupů.
Z tohoto důvodu jsme se společně rozhodli rozběhnout projekt transformace a pomocí této transformace dosáhnout pozitivních změn.
pomoc při digitalizaci,
plné využití potenciálu Microsoft Office 365 pro zlepšení a zefektivnění firemní komunikace a spolupráce jednotlivých zaměstnanců a týmů, jakož i pracovních procesů,
zefektivnění práce i díky cloudovému úložišti a sdílení souborů přes internet,
úspora času,
omezení cestování a absence na pracovních setkáních,
management změny – změna kultury, způsobu práce a komunikace v organizaci,
propojení technologií Microsoft Office 365 s potřebami Slovnaftu,
vytvoření scénářů podle definovaných potřeb.
Digitalizace společnosti je dlouhodobý proces, který si vyžaduje důkladnou přípravu, školení, workshopy...
Aby všechno probíhalo hladce, adopční kampaň ve společnosti Slovnaft měla přesný časový harmonogram:
Školení byla organizována podle principu train the trainer.</span></p><p><span> To znamená, že naši odborníci z exe na úvod vyškolili vybrané interní zaměstnance ze společnosti Slovnaft, kteří se stali pilotními uživateli všech aplikací Microsoft Office 365. </span></p><p><span>Z těchto zaměstnanců se časem stali trenéři neboli tzv. guru Office 365, kteří mohli po určité době samostatně předávat vědomosti ostatním kolegům.
Všechna školení probíhala praktickým způsobem formou workshopů.
Na základě specifických požadavků vyšších manažerů jednotlivých oddělení jsme poskytli zaměstnancům workshopy šité na míru podle jejich specifických požadavků.
Našim guru jsme poskytli potřebné materiály a vytvořili jsme pro ně tréninkovou lokalitu, která obsahuje mnoho užitečných informací, webináře, krátké videonávody a další užitečné podklady.
Po dobu celého procesu adopční kampaně máme se svými trenéry vytvořený tým v aplikaci Teams, a poskytujeme jim tak potřebnou pomoc, technologickou podporu či doplňující informace.
Celá kampaň zároveň zahrnuje také interní propagační aktivity u zákazníka, konkrétně články v měsíčníku společnosti, videa na tréninkové stránce či příspěvky v aplikaci Yammer.
Výhodou naší metodiky je využívání přístupu pomocí scénářů, které vyplývají z reálných situací v pracovním životě zaměstnance.
Zaměřujeme se na školení praktických obchodních scénářů, díky čemuž dosahujeme inovativní změny kultury a chování zaměstnanců, nikoliv pouze používání nových nástrojů.
Školíme scénáře přizpůsobené konkrétním potřebám zákazníka, určené pro specifické skupiny zaměstnanců a rozlišené na základě jejich pracovní náplně a mobility.
Součástí adopční kampaně jsou materiály a adopční obsah unikátně vytvořený v prostředí zákazníka.
Za podpory našich specialistů zabezpečujeme širokou správu IT, která zahrnuje jak inovaci infrastruktury IT, tak poradenství v oblasti IT a řešení technických problémů při zavádění nových technologií (nejen od Microsoftu).
Důležitou součástí adopčních kampaní je tzv. řízení změny.
Úspěšná adopční kampaň totiž ve společnosti může zajistit změnu kultury organizace, myšlení zaměstnanců, změnu pracovních návyků i zvýšení angažovanosti zaměstnanců v procesu transformace organizace.
Tyto pozitivní změny vedou ke zvýšení kompetencí zaměstnanců, k modernizaci pracovních postupů a v neposlední řadě k zabezpečení návratnosti prostředků investovaných do nových technologií díky tomu, že si zaměstnanci tyto technologie osvojí.
Příklady úspěšně zavedené funkcionality, která pomohla při zefektivnění a digitalizaci řady úloh:
přesun projektového řízení z tabulí, papírů a Excelu do aplikace MS Planner (prodej, komunikace, části výroby, HR),
získávání zpětné vazby přes MS Forms (zpětná vazba z webinářů, HSE školení, zaškolování vedoucích pracovníků z výroby),
nahrávání Teams mítinků a pravidelných porad pro pozdější použití i v případě výuky nových programů a náboru nových kolegů (MS Stream),
méně cestování – pravidelné porady přes Microsoft Teams – obchodníci, údržba i prodej již používají také videokonference,
sledování prodejních výkazů a dostupnosti zboží z ČS přes Power BI, integrované do MS Teams (ve spolupráci s MOL).
O tom, jak úspěšná byla tato digitální transformace ve společnosti Slovnaft, svědčí i čísla či vyjádření zaměstnanců.
1 597 počítačů s nainstalovaným Office 365
238 provedených školení pro Office 365
506 vyškolených kolegů
1 840 aktivních uživatelů Teams za poslední tři měsíce
6 366 vyměněných odkazů v Teams
559 online volání nebo online mítinků
2,8 milionu dokumentů uložených ve OneDrive
Počet vyškolených zaměstnanců společnosti Slovnaft (506) představuje konkrétně:
195 zaměstnanců vyškolených osobně v institutu vzdělávání
15 vedoucích směn vyškolených osobně ve výrobě
184 zaměstnanců vyškolených osobně v odděleních
112 zaměstnanců vyškolených prostřednictvím webinářů
Zaměstnanců Slovnaftu jsme se zeptali, jak jim používání aplikací Office 365 změnilo každodenní práci.
„Díky Teams mítinkům mám možnost se častěji účastnit důležitých obchodních porad vedených v rámci celé skupiny MOL Group, přičemž počet najetých kilometrů mi klesl v průměru o více než 60 %! Konečně můžu trávit víc času u zákazníků na Slovensku a přitom mám stále nejnovější informace z našich porad.“
„Mít aktualizované dokumenty a ceníky na jednom místě v cloudu a navíc dostupné i přes mobil – přesně to jsme už dávno potřebovali. V Teams najdu všechno potřebné, rychle, a také z mobilu.“
„Díky videokonferencím a možnosti sdílet obrazovku se nám zjednodušila komunikace s externími dodavateli. Už si neposíláme sáhodlouhé e-maily, radši si zavoláme, vysvětlíme a ukážeme vše potřebné. Jednoduše řečeno, zefektivnila se naše vzájemná komunikace.“
„Díky Office 365 mám zápis z porady i seznam svých úloh vždy po ruce v mobilu. Zpřístupnění technické dokumentace pro mé kolegy z OneDrive je rychlé, jednoduché, nemusí se prohrabávat e-maily. Měli jsme problémy s dohledáváním aktuální verze a jejím sdílením v rámci oddělení. Díky cloudovému úložišti to dnes funguje tak, jak má! Rychle a jednoduše.“
Poslat studii na mail