Nástroje vyhľadávania Outlook pomáhajú používateľom, ktorí majú vo svojej doručenej pošte odložených veľa správ. Často to je niekoľko stoviek až tisíc emailov, ktoré z nejakého dôvodu používatelia nevymazali, resp. ich potrebujú mať odložené. Predstavte si situáciu, že Vám zavolá klient, ktorý žiada od Vás informácie a odvoláva sa na email, ktorý Vám poslal. Aby ste sa rýchlo dostali do obrazu o čo ide, tak potrebujete tento email nájsť bez zbytočného zdržovania. Nebolo by vhodné žiadať klienta, nech ho pošle ešte raz. Radšej využite nástroje vyhľadávania Outlook 2013 / 2010, ktoré Vám pomôžu email vyhľadať podľa rôznych kritérií.

Nástroje vyhľadávania Outlook – priamo v priečinku

Nástroje vyhľadávania Outlook sa zobrazia ako kontextový pás s nástrojmi hneď ako kliknete do vyhľadávacieho políčka v hornej časti zoznamu správ. Dostupné sú rôzne príkazy na spresnenie výsledkov hľadania. Postupujete podľa toho či hľadáte podľa textu v správe, podľa predmetu alebo odosielateľa a pod.

1. Kliknite na priečinok Doručená pošta a nad zoznamom správ kliknite do vyhľadávacieho políčka. Zobrazí sa kontextový pás Nástroje vyhľadávania, ktorý si prezrite.

2. V skupine príkazov Rozsah vyberáte kde sa má hľadať – v aktuálnej schránke, priečinku, podpriečinkoch a pod.

3. Skupina príkazov Upraviť umožňuje spresňovať vyhľadávanie. Môžete si zvoliť napr. kritérium Od, Predmet, Má prílohy a pod. Použitím týchto príkazov sa pridávajú do vyhľadávacieho políčka kritéria v tomto tvare: od:(Meno odosielateľa) predmet:(kľúčová slová) máprílohy:áno kde do zátvoriek doplníte to čo hľadáte.

4. Príkazom Ďalšie môžete pod vyhľadávacie políčko doplniť ďalšie políčka, do ktorých zadávate to čo hľadáte. Je to alternatívny postup k popisu z tretieho bodu.

nastroje_vyhladavania_outlook

5. Posledná skupina príkazov Možnosti obsahuje Najnovšie vyhľadávania ku ktorým sa môžete vrátiť. Taktiež môžete spraviť základné nastavenia – stav indexovania, umiestnenia na vyhľadávanie a možnosti hľadania. Taktiež môžete spustiť rozšírené vyhľadávanie.

6. Po skončení vyhľadávania stačí kliknúť na tlačidlo Zavrieť vyhľadávanie.

Výsledky vyhľadávania sa zvýrazňujú žltým, aby ste ich ľahšie našli v texte správy. Vyhľadávanie funguje aj v prílohách s textom. To znamená, že ak hľadáte text z Excel tabuľky, tak sa vo výsledkoch zobrazí správa s prílohou, ktorá vyhľadávaný text obsahuje. Použiť môžete aj úvodzovky na hľadanie viacerých slov ako celku ale aj logické operátory písané veľkými písmenami. Použiť sa dajú aj relatívne dátumy napr. minulý týždeň, včera a pod. Konkrétne príklady dotazov vyhľadávania sú v článku Informácie o spresnení kritérií vyhľadávania na lepšie vyhľadávanie v Outlooku na stránke Office.com.

Autor: Peter Belko


Aktuálne novinky nielen z diania vo firme

Migrácia do cloudu: ako sa nepopáliť?

Prechod do verejného cloudu nie je jednoduchý, no zato je nepochybne lákavý. V cloude sa dajú dynamicky škálovať aplikácie a jeho súčasťou