Rýchla, jednoduchá a efektívna komunikácia v organizácií je v dnešnej dobe nevyhnutnosťou. Či už ide o zákazníkov, partnerov alebo kolegov navzájom, dôležité je dozvedieť sa potrebné informácie včas, jednoducho ich šíriť medzi relevantné osoby, mať možnosť tvoriť tímy, kreovať, participovať na spoločných stretnutiach atď. Moderné technológie nám umožňujú zjednodušiť pracovné procesy, preto je dôležité, aby ich firmy skutočne využívali a vyťažili z nich maximum. Nehovoriac o veľkých organizáciách s množstvom zamestnancov, akou je aj slovenská rafinérska spoločnosť s viac ako 3 000 zamestnancami, Slovnaft.

Office 365 tu majú všetci zamestnanci k dispozícií už viac ako rok. Dôležitá je však nie len jeho inštalácia do počítačov, ale najmä osvojenie novej technológie a zavedenie jej používania do každodenného pracovného života. A presne s tým sa snažíme firmám ako je Slovnaft pomôcť v rámci adopčných kampaní.

Úspešná adopcia novej technológie totiž vyžaduje zmenu v správaní. Vyžaduje si to oveľa viac ako spoznať novú aplikáciu. Je to od základu odlišný spôsob práce. 

Spoločnosť Slovnaft je inovatívnou a technologicky vyspelou organizáciou, ktorá sa snaží skvalitniť a zefektívniť prácu svojich zamestnancov a zabezpečiť im čo najlepšie pracovné podmienky. Taktiež chce byť kvalitným zamestnávateľom, prilákať do svojho tímu šikovných mladých ľudí a k tomu samozrejme patrí aj digitalizácia pracovných procesov a postupov. Z tohto dôvodu sme sa spoločne rozhodli rozbehnúť projekt transformácie a pomôcť jej dosiahnuť pozitívne zmeny.

Ciele projektu:

  • pomoc pri digitálnej transformácií
  • plné využitie potenciálu Office 365 na zlepšenie a zefektívnenie spolupráce jednotlivých zamestnancov, tímov a pracovných procesov
  • zefektívnenie práce
  • úspora času
  • obmedzenie cestovania a absencie na pracovných stretnutiach
  • manažment zmeny – zmena kultúry a spôsobu práce a komunikácie organizácie
  • prepojenie technológií Office 365 s potrebami Slovnaftu
  • vytvorenie scenárov podľa definovaných potrieb

Digitálna transformácia spoločnosti je dlhodobý proces, ktorý si vyžaduje dôkladnú prípravu, školenia, workshopy a podobne. Aby všetko prebiehalo hladko, adopčná kampaň v spoločnosti Slovnaft mala nastavený presný časový harmonogram:

Školenia boli organizované na princípe train the trainer. To znamená, že naši odborníci z exe na úvod vyškolili  vybraných interných zamestnancov zo spoločnosti Slovnaft, ktorí sa stali pilotnými používateľmi všetkých aplikácií Office 365. Z týchto zamestnancov sa časom stali tréneri, alebo tzv. Office 365 guru, ktorí mohli po určitej dobe odovzdávať vedomosti ostatným kolegom samostatne.

Všetky školenia prebiehali praktickým spôsobom formou workshopov. Na základe špecifických požiadaviek vyšších manažérov jednotlivých oddelení sme poskytli zamestnancom workshopy šité na mieru podľa ich špecifických požiadaviek. Našim guru sme poskytli potrebné materiály, vytvorili sme pre nich tréningovú lokalitu, ktorá obsahuje veľa užitočných informácií, webináre, krátke video návody a ďalšie užitočné podklady.

Počas celého procesu adopčnej kampane máme s našimi trénermi vytvorený tím v Microsoft aplikácií Teams a poskytujeme im tak potrebnú pomoc, technologickú podporu či doplňujúce informácie. Celá kampaň zároveň zahŕňa aj interné promo aktivity u zákazníka, konkrétne články v mesačníku spoločnosti, videá na tréningovej stránke či príspevky v aplikácií Yammer.

Výhodou našej metodiky je využívanie prístupu pomocou scenárov, ktoré vyplývajú z reálnych situácií v pracovnom živote zamestnanca.

  • Zameriavame sa na školenie praktických business scenárov, vďaka čomu dosahujeme inovatívnu zmenu kultúry a správania zamestnancov, nie len používanie nových nástrojov
  • Školíme scenáre prispôsobené konkrétnym potrebám zákazníka, určené špecifickým skupinám zamestnancov diferencované na základe ich pracovnej náplne a mobility
  • Súčasťou adopčnej kampane sú materiály a adopčný obsah jedinečne vytvorený v prostredí zákazníka
  • Máme IT špecialistov, ktorí pomáhajú pri inovácii infraštruktúry a riešení technických problémov pri nasádzaní nových (nie len Microsoft) technológií

Dôležitou súčasťou adopčných kampaní je tzv. manažment zmeny. Úspešná adopčná kampaň totiž môže v spoločnosti zabezpečiť zmenu kultúry organizácie, myslenia zamestnancov, zmenu pracovných návykov a taktiež zvýšenie angažovanosti zamestnancov v procese transformácie organizácie.

Tieto pozitívne zmeny vedú k zvýšeniu kompetencií zamestnancov, k modernizácií pracovných postupov a v neposlednom rade k zabezpečeniu návratnosti investovaných prostriedkov do nových technológií, vďaka ich osvojeniu zamestnancami.

Príklady úspešne nasadenej funkcionality, ktorá pomohla zefektívniť a zdigitalizovať množstvo úloh:  

  • presun projektového riadenia z tabúľ, papierov a MS Excelu do MS Planner (retail, komunikácia, časti výroby, HR)
  • získavanie spätnej väzby cez MS Forms (spätná väzba z webinárov, HSE školení, zaškoľovanie vedúcich pracovníkov z výroby)
  • nahrávanie Teams meetingov a pravidelných porád pre neskoršie použitie aj v prípade výučby nových programov a onboardingu nových kolegov (MS Stream)
  • menej cestovania – pravidelné porady cez MS Teams – obchodníci, údržba aj retail už používajú aplikáciu aj na videokonferencie
  • Sledovanie reportov predaja a dostupnosti tovaru z ČS cez PowerBI, integrované do MS Teams (v spolupráci s MOL)

O tom, ako bola táto digitálna transformácia v spoločnosti Slovnaft úspešná hovoria aj čísla či vyjadrenia zamestnancov.

Počet vyškolených zamestnancov spoločnosti Slovnaft (506) predstavuje konkrétne:

  • 195 zamestnancov vyškolených osobne v inštitúte vzdelávania
  • 15 vedúcich smien vyškolených osobne vo výrobe
  • 184 zamestnancov vyškolených osobne na oddeleniach ​
  • 112 vyškolených zamestnancov prostredníctvom webinárov

Zamestnancov Slovnaftu sme sa opýtali, ako im používanie aplikácií Office365 zmenilo každodennú prácu.

Obchodníci z oddelenia maziva:

„Vďaka Teams meetingom mám možnosť sa častejšie zúčastňovať dôležitých obchodných porád vedených v rámci celej MOLgroup, pričom počet najazdených kilometrov mi v priemere klesol o viac ako 60%! Konečne môžem tráviť viac času u zákazníkov na Slovensku a pritom stále mám najnovšie informácie z našich porád.“

„Mať aktualizované dokumenty a cenníky na jednom mieste a k tomu dostupné aj cez mobil, to je to čo sme už dávnom potrebovali. V Teams nájdem všetko potrebné, rýchlo a aj na mobile.“

Zamestnanec IT oddelenia:

„Vďaka videokonferenciám a možnosti zdieľať obrazovku sa nám zjednodušila komunikácia s externými dodávateľmi. Už si neposielame siahodlhé emaily, ale radšej si zavoláme, vysvetlíme a ukážeme všetko potrebné. Jednoducho povedané, zefektívnila sa nám vzájomná komunikácia.“

Vedúci smeny z výroby:

„Vďaka O365 mám zápis z porady ako aj zoznam mojích úloh na mobile vždy po ruke. Vyzdieľanie technickej dokumentácie mojím kolegom z OneDrive je rýchle, jednoduché a nemusia sa prehrabávať v emailoch. Mali sme problémy s dohľadávaním aktuálnej verzie a jej zdieľaním v rámci oddelenia. Dnes tu funguje tak, ako má! Rýchlo a jednoducho.“

 


Aktuálne novinky nielen z diania vo firme

Úspešná adopčná kampaň v spoločnosti Slovnaft

Rýchla, jednoduchá a efektívna komunikácia v organizácií je v dnešnej dobe nevyhnutnosťou. Či už ide o zákazníkov, partnerov alebo kolegov navzájom, dôležité je dozvedieť sa potrebné informácie včas, jednoducho ich šíriť medzi relevantné osoby, mať možnosť tvoriť tímy, kreovať, participovať na spoločných stretnutiach atď. Moderné technológie nám umožňujú zjednodušiť pracovné procesy, preto je dôležité, aby ich firmy skutočne

Automatizácia ohrozí na našom pracovnom trhu predovšetkým ženy

Je množstvo štúdií o dopadoch digitalizácie a umelej inteligencie na slovenský pracovný trh. Známa je napríklad tá od McKinsey ktorá bije na poplach, že sa musíme naučiť lepšie využívať digitálne technológie.  Najviac však zarezonoval materiál OECD, ktorý umiestnil Slovensko na úplne prvú priečku v ohrození pracovných miest automatizáciou spomedzi rozvinutých krajín, kvôli silnému strojárskemu sektoru

Cloud sa stáva kľúčovým pre inovácie

Cloud computing tradične láka firmy najmä rýchlo dostupnými a škálovateľnými zdrojmi či stratou starostí s obstarávaním infraštruktúry a jej prevádzkou.  A predsa sa na Slovensku cloud vo firmách veľmi neujal. Hlavným dôvodom môže byť štruktúra našej ekonomiky. Kým živnostníci a malé firmy si cloud obľúbili na ukladanie súborov, komunikáciu, aj rôzne malo-podnikové aplikácie, väčšinu našej ekonomiky tvorí hŕstka veľkých podnikov a tie