Adopčná kampaň k nasadeniu MS Office 365 v spoločnosti Slovnaft

Rýchla, jednoduchá a efektívna firemná komunikácia je v dnešnej dobe nevyhnutná. Či už ide o komunikáciu s klientmi, partnermi, alebo medzi kolegami navzájom, dôležité je dozvedieť sa potrebné informácie včas, jednoducho ich šíriť medzi relevantné osoby, mať možnosť tvoriť tímy, kreovať, participovať na spoločných stretnutiach atď. Moderné technológie a informačné systémy nám umožňujú zjednodušiť si pracovné procesy, preto je dôležité, aby ich firmy skutočne využívali a vyťažili z nich maximum. Nehovoriac o veľkých organizáciách s množstvom zamestnancov, akou je aj slovenská rafinérska spoločnosť Slovnaft s vyše 3 000 zamestnancami.  

Microsoft Office 365 tu majú všetci zamestnanci k dispozícii už viac ako rok. Dôležitá je však nielen jeho inštalácia do počítačov, ale najmä osvojenie novej technológie a zavedenie jej používania do každodenného pracovného života. A presne s tým sa snažíme firmám, ako je Slovnaft, pomôcť v rámci adopčných kampaní.  

Úspešná adopcia novej technológie totiž vyžaduje zmenu správania. Vyžaduje si to oveľa viac než spoznať novú aplikáciu. Je to od základu odlišný spôsob práce.  

Spoločnosť Slovnaft je inovatívna a technologicky vyspelá organizácia, ktorá sa snaží skvalitniť a zefektívniť prácu svojich zamestnancov a zabezpečiť im čo najlepšie pracovné podmienky. Takisto chce byť kvalitným zamestnávateľom a prilákať do svojho tímu šikovných mladých ľudí. K tomu, samozrejme, patrí aj digitalizácia pracovných procesov a postupov. Z tohto dôvodu sme sa spoločne rozhodli rozbehnúť projekt transformácie a pomôcť jej dosiahnuť pozitívne zmeny.  

• pomoc pri digitalizácii,

• plné využitie potenciálu Microsoft Office 365 na zlepšenie a zefektívnenie firemnej komunikácie a spolupráce jednotlivýchzamestnancov a tímov, ako aj pracovných procesov,  

• zefektívnenie práce aj vďaka cloudovému úložisku a zdieľaniu súborov cez internet,

• úspora času, 

• obmedzenie cestovania a absencie na pracovných stretnutiach,   

• manažment zmeny – zmena kultúry a spôsobu práce a komunikácie organizácie,  

• prepojenie technológií Microsoft Office 365 s potrebami Slovnaftu, 

• vytvorenie scenárov podľa definovaných potrieb. 

Digitalizácia spoločnosti je dlhodobý proces, ktorý si vyžaduje dôkladnú prípravu, školenia, workshopy... Aby všetko prebiehalo hladko, adopčná kampaň v spoločnosti Slovnaft mala presný časový harmonogram:  

Školenia sa organizovali podľa princípu train the trainer. To znamená, že naši odborníci z exe na úvod vyškolili vybraných interných zamestnancov zo spoločnosti Slovnaft, ktorí sa stali pilotnými používateľmi všetkých aplikácií Microsoft Office 365. Z týchto zamestnancov sa časom stali tréneri, alebo tzv. Office 365 guru, ktorí mohli po určitom čase odovzdávať vedomosti ostatným kolegom samostatne.  

Všetky školenia prebiehali praktickým spôsobom formou workshopov. Na základe špecifických požiadaviek vyšších manažérov jednotlivých oddelení sme poskytli zamestnancom workshopy šité na mieru podľa ich špecifických požiadaviek. Svojim guru sme poskytli potrebné materiály, vytvorili sme pre nich tréningovú lokalitu, ktorá obsahuje veľa užitočných informácií, webináre, krátke videonávody a ďalšie užitočné podklady.  

Počas celého procesu adopčnej kampane máme so svojimi trénermi vytvorený tím v aplikácii Teams a poskytujeme im tak potrebnú pomoc, technologickú podporu či doplňujúce informácie. Celá kampaň zároveň zahŕňa aj interné promo aktivity u zákazníka, konkrétne články v mesačníku spoločnosti, videá na tréningovej stránke či príspevky v aplikácii Yammer.  

Výhodou našej metodiky je využívanie prístupu pomocou scenárov, ktoré vyplývajú z reálnych situácií v pracovnom živote zamestnanca. 

• Zameriavame sa na školenie praktických biznis scenárov, vďaka čomu dosahujeme inovatívnu zmenu kultúry a správania zamestnancov, nielen používanie nových nástrojov. 

• Školíme scenáre prispôsobené konkrétnym potrebám zákazníka, určené špecifickým skupinám zamestnancov a diferencované na základe ich pracovnej náplne a mobility. 

• Súčasťou adopčnej kampane sú materiály a adopčný obsah jedinečne vytvorený v prostredí zákazníka.  

• S pomocou svojich špecialistov zabezpečujeme širokú správu IT, ktorá zahŕňa inováciu IT infraštruktúry, ako aj IT poradenstvo a riešenie technických problémov pri nasadzovaní nových (nielen Microsoft) technológií.

Dôležitou súčasťou adopčných kampaní je tzv. manažment zmeny. Úspešná adopčná kampaň totiž môže v spoločnosti zabezpečiť zmenu kultúry organizácie, myslenia zamestnancov, zmenu pracovných návykov aj zvýšenie angažovanosti zamestnancov v procese transformácie organizácie.  

Tieto pozitívne zmeny vedú k zvýšeniu kompetencií zamestnancov, k modernizácii pracovných postupov a v neposlednom rade k zabezpečeniu návratnosti prostriedkov investovaných do nových technológií vďaka ich osvojeniu zamestnancami. 

Príklady úspešne nasadenej funkcionality, ktorá pomohla pri zefektívnení a digitalizácii množstva úloh:  

• presun projektového riadenia z tabúľ, papierov a Excelu do MS Planner (retail, komunikácia, časti výroby, HR), 

• získavanie spätnej väzby cez MS Forms (spätná väzba z webinárov, HSE školení, zaškoľovanie vedúcich pracovníkov z výroby), 

• nahrávanie Teams mítingov a pravidelných porád na neskoršie použitie aj v prípade výučby nových programov a onboardingu nových kolegov (MS Stream), 

• menej cestovania - pravidelné porady cez Microsoft Teams – obchodníci, údržba aj retail už používajú aj videokonferencie, 

• sledovanie reportov predaja a dostupnosti tovaru z ČS cez Power BI, integrované do MS Teams (v spolupráci s MOL). 

O tom, aká bola táto digitálna transformácia v spoločnosti Slovnaft úspešná, hovoria aj čísla či vyjadrenia zamestnancov.  

• 1 597 počítačov s nainštalovaným Office 365

• 238 školení vedených Office 365

• 506 vyškolených kolegov

• 1 840 aktívnych používateľov Teams za posledné tri mesiace

• 6 366 vymenených odkazov v Teams

• 559 online volaní alebo online mítingov

• 2,8 milióna dokumentov uložených na OneDrive

Počet vyškolených zamestnancov spoločnosti Slovnaft (506) predstavuje konkrétne:

• 195 zamestnancov vyškolených osobne v inštitúte vzdelávania

• 15 vedúcich zmien vyškolených osobne vo výrobe

• 184 zamestnancov vyškolených osobne v oddeleniach

• 112 vyškolených zamestnancov prostredníctvom webinárov

Zamestnancov Slovnaftu sme sa opýtali, ako im používanie aplikácií Office365 zmenilo každodennú prácu.

„Vďaka Teams mítingom mám možnosť častejšie sa zúčastňovať na dôležitých obchodných poradách vedených v rámci celej MOL Group, pričom počet najazdených kilometrov mi klesol priemerne o viac ako 60 %! Konečne môžem tráviť viac času u zákazníkov na Slovensku a pritom mám stále najnovšie informácie z našich porád.“

„Mať aktualizované dokumenty a cenníky na jednom mieste v cloude a k tomu dostupné aj cez mobil, to je to, čo sme už dávno potrebovali. V Teams nájdem všetko potrebné, rýchlo a aj z mobilu.“

„Vďaka videokonferenciám a možnosti zdieľať obrazovku sa nám zjednodušila komunikácia s externými dodávateľmi. Už si neposielame siahodlhé e-maily, radšej si zavoláme, vysvetlíme a ukážeme všetko potrebné. Jednoducho povedané, zefektívnila sa naša vzájomná komunikácia.“

„Vďaka Office 365 mám zápis z porady aj zoznam svojich úloh na mobile vždy poruke. Sprístupnenie technickej dokumentácie mojim kolegom z OneDrive je rýchle, jednoduché, nemusia sa prehrabávať v e-mailoch. Mali sme problémy s dohľadávaním aktuálnej verzie a jej zdieľaním v rámci oddelenia. Vďaka cloudovému úložisku to dnes funguje tak, ako má! Rýchlo a jednoducho.“