Pod kapotou riadenia exe - Bez Power BI by to nešlo

Všetky údaje uvedené v reportoch sú fiktívneho charakteru. 

 

Firma je zložitý a komplexný mechanizmus, ktorý si vyžaduje veľmi dobrú organizáciu, efektívnu komunikáciu a spoluprácu naprieč jednotlivými oddeleniami. Na to, aby boli všetky tieto aspekty dodržané a firma fungovala ako dobre namazaný stroj, je nutné zvoliť si nástroje, ktoré takýto hladký chod umožňujú a podporujú. Ako IT spoločnosť preto využívame všetky dostupné digitálne možnosti, aby sme dokázali efektívne pracovať, analyzovať, plánovať a posúvať svoj biznis a biznis našich zákazníkov vpred.

V centre celej pozornosti sú, samozrejme, sústredené dáta

Dáta, ktoré využívajú všetky oddelenia: od financií cez obchod, vývoj až po samotné vedenie firmy. Surové dáta však manažérovi nič nepovedia, ten potrebuje sledovať ucelené, prehľadné reporty, ktoré mu umožnia hodnotiť realizované aktivity, predpovedať riziká, plánovať a tvoriť stratégiu. Okrem toho slúžia na ľahšiu komunikáciu a tímovú spoluprácu naprieč celou firmou, čím sa opäť vraciame na začiatok.

Ktorý nástroj nám umožňuje takýto komplexný 360-stupňový pohľad na firmu?

Používateľsky jednoduchá a inteligentná aplikácia Power BI. Ako mávnutím čarovného prútika vie na počkanie vygenerovať zo surových dát akýkoľvek graf, report či vizualizáciu priamo v prehliadači. Vykreslí grafy a interpretácie dát v náhľadoch, na aké si len pomyslíte. Je flexibilná a kreatívna a ponúka aj ďalšie možnosti zdieľania, napríklad cez Microsoft Teams alebo SharePoint.

Aby ste si vedeli lepšie predstaviť, ako aplikácia Power BI funguje u nás v exe, tento graf ponúka pohľad na architektúru jej riešenia:

Obr. 1: Architektúra integrácie rôznych dátových zdrojov, ktoré sú využívané v internej reportovacej aplikácii

Jira Software je určený na pomoc pri riadení práce tímom všetkých typov. Pôvodne bol navrhnutý ako sledovač chýb a problémov, no neskôr sa vyvinul na mocný nástroj na správu práce pre všetky druhy prípadov použitia: od riadenia požiadaviek a testovacích prípadov až po agilný vývoj softvéru. Systém integrujeme prostredníctvom pripojenia cez API rozhranie (tzv. data endpoint - dátový koncový bod). 

HELIOS Orange je určený pre stredné a veľké firmy a vďaka svojej znalosti domáceho trhu patrí medzi jedny z najpredávanejších ERP systémov. Hlavné moduly (účtovníctvo, mzdy, fakturácia, obchod a skladové hospodárstvo) sú doplnené o odvetvové a partnerské riešenia. Systém využíva MS SQL Server s možnosťou pripojenia prostredníctvom API rozhrania.

MS CRM Dynamics je nástroj na riadenie vzťahov so zákazníkmi. Predstavuje súbor integrovaných softvérových riešení založených na dátach, ktoré zlepšujú komunikáciu a obchodovanie so zákazníkmi. Systémy CRM vám pomôžu spravovať a udržiavať vzťahy so zákazníkmi, sledovať potenciálnych zákazníkov, marketing a obchodné príležitosti (tzv. pipeline - plán predajov). 

Dátový sklad je interné centralizované úložisko integrovaných údajov z jedného alebo viacerých rôznorodých zdrojov. Dátové sklady uchovávajú aktuálne a historické údaje a slúžia na vykazovanie a analýzu údajov. Je založený na službe Microsoft Azure SQL Database.

MS Excel je nástroj, ktorý nepotrebuje viac predstavovať. Využívame ho na doplnenie dodatočných informácií a konfiguráciu.

V exe si už fungovanie bez Power BI ani nevieme predstaviť

Preto vám ukážeme, ktoré reporty využívajú naši manažéri, ako s nimi pracujú, na čo im slúžia a prečo im tak veľmi uľahčujú prácu. Pod kapotu riadenia exe nahliadneme z troch rôznych pohľadov:

• Pohľad dopredu, tzv. forecast - prognóza: predstavuje najmä predajné reporty, s ktorými pracuje náš Chief Sales Officer (CSO) Michal Uriča a jeho tím obchodníkov.
• Pohľad dopredu aj dozadu: ukazuje vyťaženie (utilizáciu) našich zdrojov a prognózu očakávaných zdrojov. S týmito reportmi pracuje náš Chief Technology Officer (CTO) Juraj Šitina.
• Účtovný pohľad: náhľad do sveta financií, ktorý sleduje náš Chief Operating Officer a Chief Finance Officer (COO a CFO) Róbert Weber.
• Komplexný pohľad na celú firmu: zahŕňa všetky spomenuté reporty ako celok, na ktorý dozerá náš generálny riaditeľ Richard Hrabovský.

 

Riadenie obchodu prostredníctvom Power BI

Očami Michala Uriču, CSO

Poznáte to, vzťah obchodníka a CRM. Nie je vrúcny, skôr naopak. Povedzme si však na rovinu, pre korektné fungovanie obchodu vo firme je nevyhnutný. V našom B2B biznise jeho komplexita nie je dramatická, ale i tak, ak by som mal forecast a zdravie obchodných príležitostí posudzovať v stovkách či tisícoch záznamov, asi by som sa k inej aktivite ani nedostal. Nesledujem totiž len kvartály, obchodné príležitosti a sumu forecastu. Chcem vedieť viac, na pár klikov, efektívne a hlavne v reálnom čase.

Kedysi som fungoval na sťahovaní exportov z CRM a základoch pivotných tabuliek, verím, že to je mnohým dobre známa aktivita. V exe toto vďaka našim chlapcom z oddelenia dátovej analytiky nie je potrebné, keď som v roku 2019 prišiel do firmy, základy reportingu obchodu v CRM boli už postavené. A spoločne, podľa mojich potrieb v reflexii požiadaviek môjho šéfa, sme vystavali dnešnú podobu nášho obchodného reportu. Vďaka tomu už do CRM mojim obchodníkom neleziem a vecnú debatu na obchodnej porade vedieme len nad samotným reportom. Tento report obchodníci samozrejme zodpovedne cez CRM napĺňajú. Aj cez reporting totiž sami pochopili, prečo je dôležité, aby náš obchodný tím vykazoval korektné výstupy. Chceme totiž vedieť pravdu, i tú menej príjemnú ak sa nám nahodou niekde nedarí. Ale bez tohto poznania neúspech odhalíme neskoro a spôsobí nám potom väčšie starosti.

Cez Power BI report si odsledujem to najdôležitejšie, náš forecast. Po kvartáloch, po mesiacoch, porovnanie s minulým rokom? Záležitosť pár klikov a mám to. Chcem vidieť celú firmu, alebo len forecast kolegov v Českej republike? Nie je nič jednoduchšie. Samozrejme, aj forecast je len predpoveď, nesie v sebe riziko. Toto si spoločne riadime, vieme hneď, aký máme v zálohe balík na jeho krytie. V zmenách na týždennej báze si sledujem, ako sa mi ukazovatele vyvíjajú, kde rastiem a kde klesám. Vidím, kde som s plnením targetu, a rovnako viem zachytávať tieto informácie aj v tej najjemnejšej granularite. Viem teda rýchlo zachytiť problém a riešiť ho. Pomôcť kolegovi, ktorému aktuálne nejde karta, budovať zálohu u toho, komu to práve "sype". Lebo sme tím a úspech obchodnej firmy budujeme spoločne.

Samotný forecast v jeho kvantitatívnej rovine teda viem rozoberat v čase, či podľa vlastníka. Z najvrchnejšieho pohľadu som pár klikov od náhľadu základného detailu, napríklad konkrétnej obchodnej príležitosti obchodníka. Kvantitu viem krájať aj podľa toho, či mi objednávka visí na zazmluvnenom obchodnom prípade, či je to supportný alebo vývojový paušál. Jednoducho oddeliť od zazmluvnených a farmárskych obchodných prípadov viem aj svieže nové príležitosti, náš "new" biznis.

Ale u nás to nie je len o číslach samotných, o kvantite. Forecast nás v exe veľmi zaujíma aj z pohľadu kvality. Chceme vedieť, čo predávame, čo žiadajú zákazníci, rozumieť, kde sa nám nedarí. Mojou úlohou je potom riešiť prečo sa to deje a čo robiť, aby sa to nedialo. Je problém s produktom, či produktovou líniou? Nie je problém s tým, že obchodníci nerozumejú produktu a zanedbali sme ich prípravu? Ak to naopak niekde "prepaľujeme", máme a budeme mať dostatok zdrojov na dodávku? Ak sú delivery zdroje aktuálne voľné, nemohli by nám pomôcť s presales aktivitami?

Viem, neodhalil som nič, čo by ste nepoznali. Najmä kolegovia z obchodnej brandže. To, v čom tkvie podstata je fakt, že vďaka reportom v Power BI nepotrebujem armádu analytikov a kontrolerov, aby som zistil, ako na tom sme. Všetky informácie mám konštantne online k dispozícii, nesťahujem a neohýbam žiaden Excel s podkladmi. Jednoducho a v praxi, obchod riadim nad dátami a tu už meníme paradigmu. Rozhodnutia robíme ihneď a najmä, podložené - dátami, nie pocitmi či empirickými skúsenosťami s nánosom skreslenia reality. Lebo aj biznis, akokoľvek za zdá volatilný a neuchopiteľný, má svoje oťaže, ktorými sa dá skrotiť, riadiť a predikovať.

Medzi najčastejšie využívané reporty patrí:

1. Forecast manager 

Veľkou výhodou je množstvo filtrov, cez ktoré môžem sledovať a porovnávať akékoľvek obdobia, konkrétnych obchodníkov, zákazníkov atď. Často používam filter na sledovanie stavu projektov u jednotlivých zákazníkov. Získavam jednoduchý prehľad o tom, ako ďaleko sme v danej téme u zákazníka, či máme u neho rozpracované projekty, potvrdený rozpočet a v akej časti obstarávacieho procesu sa nachádzame. Filtrovať si tiež môžem zákazníkov podľa krajín, viem oddeliť nový biznis od existujúcich zákazníkov, jednorazové projekty od tých paušálnych, z celkového biznisu okrem paušálov môžem vyčleniť konkrétne napríklad licenčný biznis atď. Možnosti sú naozaj široké.

 

Obr. 2: Obchodný report - Forecast manager 

2. Trendy vývoja

Prostredníctvom tohto reportu získavam grafický pohľad na vývoj obchodu z týždňa na týždeň. V oblasti predaja často zostavujeme prognózu v zmysle reálneho očakávaného stavu, najhoršieho a najlepšieho možného stavu. Na grafe ich potom zaznamenané ako krivky „real case“, „worst case“ a „best case“. Táto predikcia vždy zaujíma aj nášho generálneho riaditeľa. Čo vnímam ako pridanú hodnotu tohto grafu je, že získavam komplexný pohľad na prácu našich obchodníkov. Keď sa pri konkrétnom obchodníkovi krivka najprv nehýbe a neskôr začne rásť, vidím, že jeho prognózy sú konzervatívne. Naopak, ak krivka v čase prudko rastie a ku koncu kvartálu začne klesať, viem, že svoju prognózu precenil a jeho odhad vývoja obchodu bol nadhodnotený. Na základe týchto výsledkov s nimi následne jednotlivo pracujem. Obchodníci majú, samozrejme, aj vlastné reporty, rozdelené na jednotlivých zákazníkov. Tam si zaznamenávajú svoje čísla a plnenia, ktoré spolu pravidelne prechádzame a analyzujeme.

 

Obr. 3: Obchodný report: Trendy vývoja 

 

Riadenie vývoja prostredníctvom Power BI

Očami Juraja Šitinu, CTO

Report Delivery Live využívam ako nástroj na získavanie presného pohľadu na využite našich interných technických expertov v minulosti, prítomnosti a budúcnosti. Pohľad do minulosti ukazuje, koľko pracovného času venovali naši ľudia prebiehajúcim zákazníckym projektom, ako aj predpredajnej podpore pri získavaní nových projektov. Pohľad do budúcnosti ukazuje predpokladané využitie našich expertov v budúcich projektoch. V prípade nepriaznivého trendu vo využití niektorých tímov vieme prispôsobiť obchodné aktivity tak, aby sme využitie každého tímu nastavili rovnomerne.

 

Obr. 4: Report vývoja a utilizácie: Delivery Live

 

Riadenie financií a operatívy prostredníctvom Power BI

Očami Róberta Webera, COO a CFO

Dátová analytika prináša do riadenia financií a operatívy novú perspektívu. Vďaka automatizácii nielenže eliminuje eventuálnu chybovosť manuálnych vstupov a operácií, ale aj v rámci výstupov reportingu prináša nové pohľady na „staré čísla“. Optikou dátovej analytiky vidíme viac relevantných informácií, ktorých vyhodnocovanie v reálnom čase je dôležité pre úspešné fungovanie napríklad obchodného kontrolingu.

 

Obr. 5: Finančný report: Helios v systéme CRM

 

Komplexný pohľad na firmu

Očami Generálneho riaditeľa Richarda Hrabovského

Vďaka všetkým reportom z Power BI, ktoré manažéri sledujú a vyhodnocujú, získavam pravidelný komplexný výkaz aktivít a čísel za jednotlivé oddelenia. Mám tak prehľad o tom, ako sa vyvíja prognóza, nakoľko máme vyťažených technických zamestnancov, či máme pod kontrolou financie a ako medzi sebou jednotlivé oddelenia komunikujú a spolupracujú. Umožňujú mi pozerať na firmu očami našich manažérov a mať ucelený pohľad a kontrolu nad riadením exe.

 

U nás v exe používanie Power BI od základov zmenilo spôsob práce. Kvalita vyhodnocovania dát, plánovanie aktivít a úroveň spolupráce rapídne stúpli. Využívanie Power BI môže posunúť vpred aj váš biznis. Je jedno, v akej oblasti podnikáte, dáta sú kľúčovou zložkou v každej firme a je len na vás, ako ich využijete vo svoj prospech.